Et privat kontor eller en offentlig organisasjon, som står overfor behovet for å flytte, er tvunget til å løse problemer med bevegelsen av en enorm mengde møbler, utstyr og teknologi som er samlet under operasjonen. Det er viktig at alle gjenstander flyttes pent uten skade. Derfor er det nødvendig å organisere kontorflyttingen riktig.
Kontorflytting vil ta litt tid, så gjør det i god tid, tildel omtrent en måned for hele forberedelsen. Hvilke punkter bør du være spesielt oppmerksom på?
✔ Hvis selskapet er ganske stort og har et stort personale, anbefales det å utarbeide en forvaltningsplan for en slik ansvarlig hendelse på forhånd. Det er nødvendig å identifisere prioriterte oppgaver, bestemme budsjettet, utnevne ansvarlige ansatte for alle punkter, og viktigst av alt, utnevne en koordinator for hele flytteprosessen. Det er han som skal ta kontroll over hovedoppgavene og sekundæroppgavene. Sørg for å varsle klienter om at du planlegger å flytte til et nytt kontor.
✔ Det neste trinnet er å signere en avtale med flyttefirmaet du ønsker. I tillegg til lasting og lossing og transport av eiendom til bestemmelsesstedet, kan det legges til flere klausuler i kontrakten. For eksempel demontering og montering av møbler, plassering i et nytt rom, tilkobling av verktøy og stasjonært utstyr, rengjøring av lokaler etter flytting.
✔ Lag en komplett liste over eiendommen som er involvert i flyttingen. Det vil definitivt være nødvendig når du tiltrekker deg fagpersoner fra et transportfirma, og vil bidra til å unngå forvirring når du flytter et kontor alene. Bli kvitt all unødvendig eiendom - selg den, oppbevar den eller kast den. Det er ikke nødvendig å kaste bort penger og tid på transport av unødvendige ting.
✔ Forbered dokumentasjon som gjenspeiler planen for fremtidige lokaler, plassering av ansattes arbeidsplasser på et nytt sted, der møbler og datamaskiner vil bli installert på det nye kontoret. Dette vil spare deg for mye tid.
✔ Du kan kjøpe alt nødvendig emballasjemateriale og kartonger fra selve rederiet. Pakk alle personlige gjenstander i esker. Sørg for å merke med klistremerker. Det anbefales at ansatte utsteder en notatinstruksjon om hvordan du gjør dette riktig.
✔ Koble datamaskiner og annet utstyr fra strømforsyningen. Dette gjøres bare av en spesialist - en systemadministrator.
✔ Lag lister over alle som er involvert i flyttingen. Forbered pass på forhånd for alle, hvis det er behov for dem. Oppgi alle kjøretøy som er involvert i flytting av kontoret. Sørg for uhindret passering til stedet for lasting / lossing.
Å flytte firmaets kontor er ganske alvorlig. Men som du kan se, med riktig tilnærming og organisering, kan alle kostnader minimeres. For å gjøre dette er det nok å planlegge prosessen riktig, og ulempene knyttet til flyttingen vil bli minimert for både ansatte og kunder i selskapet.
