Årsrapporten (heretter kalt AR) for organisasjonen, uavhengig av omfanget av virksomheten, er det viktigste instrumentet for økonomisk kommunikasjon. Innholdet, omfanget og utformingen av sivilforsvar i noen land, for eksempel i Storbritannia, blir aktivt diskutert av publikum, og det arrangeres til og med konkurranser for slike dokumenter. Forberedelsen og produksjonen av slike GOer tar mye penger, og de blir ofte utstedt i store mengder.
GO er formell finansiell rapportering. Hvert år sendes GO til aksjonærene. GO er utarbeidet av både kommersielle organisasjoner og ikke-kommersielle organisasjoner. I følge dette dokumentet kan man bedømme selskapets aktiviteter for året, dens formodede posisjon for det kommende året, man kan se dets nåværende tilstand og utsikter.
GO introduserer brukere for:
• en generalisert beskrivelse av bransjen organisasjonen deltar i;
• reviderte inntektsoppgaver, finansiell stilling, kontantstrømmer og noter til uttalelsene;
• analyse av den økonomiske tilstanden til virksomheten og resultatene oppnådd i løpet av to av de foregående årene;
• en beskrivelse av organisasjonens aktiviteter det siste året;
• informasjon om de forskjellige forretningssegmentene i bedriften;
• markedsverdi av aksjer og utbytte.
Dette er et eksempel på en minimal HO. Et slikt dokument passer vanligvis bare til noen få sider. Naturligvis koster det litt (unntatt i sjeldne tilfeller). Det kan sammenlignes med en kopi av et dokument. Organisasjonene som produserer disse rapportene har som mål å bare oppfylle lovkrav.
Ganske mange bedrifter ser på GO som effektive og problemfrie markedsføringsverktøy som hjelper med å spre deres syn på skjebnen til deres virksomhet. Med andre ord, mange mellomstore og store selskaper bruker mye penger på rapporter som virkelig er engasjerende og informative. Denne typen GO kan trygt kalles et forum der et selskap uttrykker sin holdning, påvirker, forkynner, redegjør for og diskuterer et hvilket som helst antall spørsmål og emner.
Et åpent brev til aksjonærene setter ofte tonen for offentlig rapportering av selskaper. Slike brev fokuserer vanligvis på slike aspekter som resultatene fra det siste året, selskapets initiativer og strategier, markedsforhold, viktige forretningsbegivenheter, nye ledere og styremedlemmer. Dette dokumentet er signert av styrelederen. Kan være president for selskapet eller dets administrerende direktør.
Noen av disse brevene kan inneholde et dusin eller flere sider og inkluderer fotografier av konsernsjefen i forskjellige stillinger.
Oftere er disse bokstavene imidlertid betydelig kortere og er bare 3000 ord, eller enda mindre.
GO brukes ofte som et verktøy for å markedsføre et tema eller konsept som har blitt godkjent av organisasjonens ledelse (markedsføring av høyprofilerte tall). I dette tilfellet kan man komme over setninger som "Beredskap for fremtidens realiteter" eller "Oppfylle IT-tidsalderens behov". Blant annet inkluderer sivilsamfunnet noen ganger individuelle hendelser eller økonomiske forhold som fant sted i inneværende år.
Det er foretak som foreskriver forskjellige milepæler og merkedager i rapportene sine, og demonstrerer suksessene for publikum, understreker deres pålitelighet og kvalitet. Andre organisasjoner produserer store og flersidige rapporter i et bevist format som de bruker årlig med mindre endringer som vanligvis er relatert til dataoppdateringer.
I alle fall er den beste HO en som tydelig definerer strategiene som brukes for lønnsom vekst og viser organisasjonen i et gunstig lys.
