Nylig har det vært en tendens i virksomheten å gå fra funksjonell til prosessledelse, i forbindelse med hvilken rollen som korrekt beskrivelse og formalisering av forretningsprosesser øker betydelig. Først etter at vi har fullført disse handlingene, kan vi snakke om å optimalisere forretningsprosesser som et middel for å øke virksomhetens effektivitet.
Det er nødvendig
CASE-verktøy som lar deg formalisere en forretningsprosess i grafisk notasjon
Bruksanvisning
Trinn 1
Den første er å kortfattet og nøyaktig formulere navnet på den beskrevne prosessen, som skal være forståelig og gjenspeile den generelle essensen av handlingssekvensen som utgjør forretningsprosessen. For eksempel, i stedet for å "sende inn en applikasjon for produksjon av et produkt til produksjon og kontroll av utførelsen", er det nok å nevne prosessen "Kontroll av produktproduksjon." Den andre er å bryte ned hele den beskrevne prosessen i mindre ("atomiske") oppgaver eller underprosessfunksjoner og bestemme rekkefølgen for implementeringen. Med en slik splittelse vil den beskrevne prosessen være prosessen på toppnivå. Granulariteten til prosessen på høyt nivå kan variere, men bør være tilstrekkelig for forståelsen for publikum som vil bruke beskrivelsen din.
Steg 2
Det er flere måter å beskrive en forretningsprosess på. Den mest populære av dem er grafisk, ved hjelp av diagrammer laget i forskjellige notasjoner (notasjon er et sett med symboler for å betegne noe).
De vanligste typene notasjoner for å beskrive forretningsprosesser er IDEF0, BPMN, EPC (ARIS), etc.
Som et eksempel, la oss fokusere på et diagram laget i BPMN (Business Process Modelling Notation) -notasjon ved hjelp av PowerDesigner CASE-verktøyet (fig. 1). Hovedelementene i diagrammet er:
1. "Prosess" (funksjon) - et rektangel avrundet i hjørnene;
2. "Overgang" - en pil som forbinder prosesser;
3. “Løsning” - en diamant som inneholder et spørsmål som bare kan besvares “Ja” eller “Nei”;
4. Betingelser - tekstuttrykk der overgangen fra en funksjon til en annen utføres. Forholdene er alltid lukket i hakeparenteser. Noen ganger er det nyttig å dele diagrammet ditt inn i "Tracks" - vertikale eller horisontale seksjoner som representerer avdelingene i bedriften eller personene som er ansvarlige for en bestemt funksjon. I dette tilfellet må ikonet for denne funksjonen være innenfor seksjonen. I tillegg til de oppførte elementene, kan diagrammet også inneholde en liste over data som inngis eller sendes ut til prosessen, samt lenker til reglene eller forskriftene som denne eller den funksjonen utføres etter. Et eksempel på beskrivelsen av forretningsprosessen "Produktproduksjonskontroll" er vist i figur 1. Det er lett å se at dette diagrammet er veldig lik flytskjemaet til algoritmen for å løse problemet.
Trinn 3
En grafisk beskrivelse av en prosess kan også suppleres med en tekstbeskrivelse av dens underprosessfunksjoner i form av en tabell som inneholder følgende kolonner: prosessnavn, avdeling (proseseier), prosessbeskrivelse, resultat for prosessutførelse. Et eksempel på en slik beskrivelse er vist i figur 2. Hvis det forventes ytterligere optimalisering av den beskrevne forretningsprosessen, kan en annen kolonne legges til i tabellen som beskriver vanskeligheter eller mangler ved de nå utførte delprosessfunksjonene.
