Ledelsen i enhver bedrift må ta hensyn til mange faktorer, både eksterne og interne, i sine aktiviteter. Ikke alle planer blir oppfylt som forutsatt. Ansatte, som løser de tildelte oppgavene, kan gjøre utilsiktede feil eller trekke seg fra pliktene som er tildelt dem. Derfor må lederen utføre kontrollfunksjoner på daglig basis.
Hva er kontroll for?
Aktivitetene til en organisasjon, det være seg en forretningsstruktur eller en offentlig institusjon, foregår stadig i et miljø i endring. En av funksjonene til styringsapparatet er å ta hensyn til slike endringer og gjøre justeringer i produksjonsprosesser. Samtidig må lederen ordne personalet ordentlig og motivere ham til å utføre nåværende og fremtidige oppgaver.
Regelmessig og planlagt kontroll over underordnede aktiviteter er en integrert funksjon av ledelsen. På denne måten kan du i tide identifisere mangler i de ansattes arbeid, oppdage feil og feilberegninger. Ikke alle forstyrrelser i driften av en bedrift skyldes feilaktige handlinger fra personell. Noen ganger blir feilene gjort av lederne selv, for eksempel forvrenger betydningen av ordrer som kommer ovenfra.
Kontroll fra lederposisjonen er et klart og gjennomtenkt tiltakssystem for å verifisere riktigheten av utførelsen av instruksjoner og ordrer fra ledelsen. Dette konseptet inkluderer også overvåking av de ansattes funksjonelle plikter strengt. I en organisasjon der en betydelig del av arbeidet utføres av mennesker, og ikke av maskiner og mekanismer, er kontroll direkte knyttet til begrepet makt og administrativ regulering av aktiviteter.
Kontroll som styringsfunksjon
Kontrollsystemets oppgave er å etablere noen standarder som ansatte må veiledes i sine aktiviteter. For at kontrollen skal være effektiv, er det nødvendig med referanser som lederen kan vurdere resultatene til hver ansatt. Forskjellen mellom standard og oppnådd ytelse skal være grunnlaget for endring av arbeidsprosesser.
Kontrollfunksjoner i ledelsen trer i kraft allerede på planen for organisasjonens aktiviteter. Når man utarbeider arbeidsplaner for avdelinger, bør ledere sørge for verifiseringstiltak i dem, som indikerer tidspunktet for implementeringen og personen som er ansvarlig for implementeringen. Kontrollens planlagte karakter gjør det mulig å foreta tilsyn med aktiviteter ikke fra sak til sak, men på en systematisk måte.
Det endelige målet med kontroll er å oppnå en situasjon der ledelsen av organisasjonen er fokusert på den mest effektive ytelsen til ytelsesindikatorer. Når man planlegger kontrollaktiviteter, må lederen ta hensyn til de psykologiske egenskapene til de enkelte ansatte og teamet som helhet. Et feil strukturert inspeksjonssystem kan påvirke personellet negativt, kan føre til redusert motivasjon og økt spenning.
