Deltakelse i utstillinger og messer er en viktig mekanisme for å markedsføre et produkt eller en tjeneste fra enhver organisasjon på markedet. Det er grunnen til at forberedelse til deltakelse skal utføres i en modus av spesiell betydning. Det er ingen bagateller i denne aktiviteten, fordi alle detaljer utsatt for brede sirkler av publikum kan ha både positive og negative resultater.
Organiseringen av selskapets presentasjon på utstillinger faller som regel på skuldrene til PR-avdelinger, pressesentre, så vel som andre strukturelle divisjoner som er involvert i utstillinger og rettferdige aktiviteter. Hvis det ikke er slike arbeidskraftreserver, er hele selskapet involvert i organisasjonen, fra ledelsen til kontorpersonalet.
I stor grad avhenger presentasjonen av et selskap av utstillingens art. Industrihendelser samler som regel tall for et bestemt forretningsområde: handel, bygging, vitenskapelig aktivitet osv. Dermed bør selskapet være klar til å se prestasjonene til sine partnere og konkurrenter på nabostandene. Hyppigheten av utstillingen påvirker også hvordan stativet skal utformes. For årlige arrangementer er det uakseptabelt å bruke utdaterte presentasjonsmaterialer utviklet på grunnlag av irrelevant informasjon.
Forberedelsesprosessen for utstillingen begynner flere måneder før starten. Det første trinnet for å lage et presentasjonsmateriale er å lage et konsept. Denne skjematiske deltakelsesplanen inneholder en liste over presentasjonsmateriell: stativer, bannere, video- og lydprodukter, hefter og andre utdelinger. Arkivet for utstillingsdeltakelse, som er samlet av PR-avdelingene, vil tillate å forberede den optimale mengden materiale. Samtidig godkjennes kostnadsoverslaget for produksjon av presentasjonsmateriell.
På dette stadiet er det viktig å identifisere selskapets styrker, dvs. produkt eller tjeneste. Konkurransedyktige fordeler bør kommuniseres tydelig til potensielle forbrukere gjennom presentasjonsmateriell - hefter, bannere, videoklipp. Vi bør ikke glemme spesielle stativinstallasjoner som kan gjøres på forespørsel fra kunden - en modell av nytt utstyr eller et visuelt panorama av materialene som produseres. Hvis et selskap produserer uknuselige retter, vil det på en spesialutstilling være hensiktsmessig å demonstrere produktets kvalitet og gi alle muligheten til å prøve å skade produktet.
I tillegg ville det være etisk riktig å sørge for muligheten for en lang samtale mellom en interessert besøkende på utstillingen og en representant for selskapet. Det skal installeres en blokk med notater og penner på stativet slik at alle kan lage notater i løpet av å skaffe den nødvendige informasjonen. Det er ønskelig at dette tilbehøret er merket med firmalogoen.
Det andre trinnet er å utarbeide utkast til alternativer for bannere og stativinstallasjoner. Som regel gjøres dette ved hjelp av et fargeskjema, skrift og logo. Størrelsene på alle stativene lages eller kjøpes med tanke på størrelsen på presentasjonscellen.
Neste trinn er valg av personell som skal jobbe på standen. Ofte blir presentasjonen utført av de ansatte i selskapet. Et viktig pluss ved denne tilnærmingen er at spesialister kompetent kan fortelle om organisasjonens aktiviteter og om nødvendig svare på spørsmål som besøkende på utstillingen kan ha. Ytterligere ansatte til å delta i presentasjonen kan leies som statister for å distribuere flygeblad, fylle ut spørreskjemaer etc.
Effektiviteten av deltakelse bestemmes av en enkel beregning av volumet av etablerte partnerskap. Jo høyere interessen besøkende har for presentasjonsoppsettet, jo større blir effekten av selskapets deltakelse i arrangementet. Derfor er det bedre at søknaden om deltakelse i utstillingen ble sendt inn en av de første, slik at deltakeren får den første muligheten til å velge standen. I tillegg bør du ikke nekte tilbudene fra utstillingsarrangørene om å fungere som en spesiell partner for arrangementet. Denne fordelen vil øke antall rotasjoner av organisasjonens navn under utstillingen, og vil også ha en positiv effekt på selskapets image.
