Forberedelse og innlevering av saker til arkivet er en integrert del av arbeidsflyten. Registreringen deres begynner i organisasjonen fra det øyeblikket dokumentene er arkivert, og slutter med overføring til arkivet på slutten av kalenderåret eller lagringsperioder. I noen tilfeller oppbevares mappene lenger enn ett år. Disse inkluderer for eksempel dokumenter relatert til personalregister.
Bruksanvisning
Trinn 1
For at prosedyren for å arkivere saker i arkivet ikke tar mye tid, bør du følge reglene for registrering av dem under den nåværende arbeidsflyten. Når du overfører saker til arkivet for permanent eller midlertidig lagring, må du sy dokumenter, nummerark, tegne en endelig inskripsjon, hvis det er foreskrevet i arbeidsinstruksjonene, og også lage en intern oversikt.
Steg 2
Samtidig er navnet på organisasjonen eller foretaket, indeksen i samsvar med sakens nomenklatur, dato for åpning og avslutning av saken, samt lagringsperioden angitt på tittelsiden til filen som overleveres. over til arkivet.
Trinn 3
Dokumenter som skal arkiveres, arkiveres i en egen innbundet mappe. Hvis dokumentet er av spesiell verdi, blir det som regel ikke sydd, men lagt i en fil eller konvolutt og festet til saken. På slutten av den sømde og nummererte saken legges et attestasjonsark, og i begynnelsen - et internt inventar. I dette tilfellet bør sakstykkelsen ikke overstige 40 mm, og antall ark ikke skal overstige 250.
Trinn 4
For saker som er lagret i arkivet permanent, samt midlertidig, men ikke mindre enn 10 år, utarbeides en oversikt over overføring av saker til arkivet. Samtidig utarbeides en egen oversikt over dokumenter knyttet til personalregister. Navnene på sakene blir lagt inn i den, som hver har tildelt et serienummer, og en nomenklaturkode er også angitt. Varebeholdninger gjøres i duplikat hvis filene blir værende i organisasjonens arkiv. Hvis filene skal overføres til statsarkivene, bør det være fire eksemplarer.
Trinn 5
Saker som kan lagres etter ferdigstillelse i mindre enn 10 år kan arkiveres etter organisasjonens ledelse. Behovet for å sende inn saker vil avhenge av arkivets arbeidsmengde, hyppigheten av tilgang til gamle dokumenter osv.
