Enhver bevegelse av varer fra en leverandør til en forbruker må være riktig dokumentert. For dette brukes et antall fraktdokumenter som regulerer transportreglene og leveringsbetingelsene for varene.
Bruksanvisning
Trinn 1
Fraktbrevet tilhører fraktdokumentene, som kan brukes som kvitteringer og debetordre. Dette dokumentet må være riktig formatert. Fakturaen må inneholde informasjon om produktet, antall, pris for hver vare og totalbeløp, nummer og dato for utstedelse av dokumentet. Fraktbrevet utarbeides av de ansvarlige personene når varene slippes ut på lageret og når de mottas hos handelsorganisasjonen, må det være sertifisert med runde forseglinger fra leverandøren og mottakeren.
Steg 2
Registrering av mottatte varer utføres på grunnlag av paragraf 2.1. "Metodiske anbefalinger for regnskapsføring og registrering av mottak, lagring og frigjøring av varer i handelsorganisasjoner". Alle ledsagedokumenter (faktura, fraktbrev osv.) Er stemplet, og alle kvitteringer er registrert i "Varemottaksjournal", som angir navn, nummer og dato på kvitteringsdokumentet, samt informasjon om produktet. Etter at varene er akseptert, kan ikke dataene i de medfølgende dokumentene lenger revideres. Varene må brukes med store bokstaver på dagen for mottakelsen, ellers noteres det i varerapporten som angir årsakene til at det ikke er mulig å legge ut varene den dagen de faktisk ble mottatt.
Trinn 3
I tilfelle at de mottatte varene ikke samsvarer med dokumentarlisten, godtas det av en spesialkommisjon, og det utarbeides en "akseptlov". Hvis avvikene gjelder mengden og kvaliteten på varene, utarbeides en "lov om etablering av avvik i kvaliteten og kvantiteten ved akseptering av varelager", med nærvær av leverandørens representanter og den materielt ansvarlige personen. Hvis det blir funnet et overskudd av varer, er tilstedeværelsen av leverandørens representanter valgfri.
