Bankdokumenter lagres etter type i separate mapper og oftest i kronologisk rekkefølge. Valget utføres av den ansatte som er ansvarlig for dannelsen av dokumentasjon. En spesialkommisjon behandler destruksjon av utløpte dokumenter.
Oppbevaring av bankdokumenter utføres både av bankene selv og av organisasjonene som har regnskapet. Lagringsrekkefølgen i en institusjon kan avvike noe fra rekkefølgen for lagring i en annen.
Hvordan lagres bankdokumenter i organisasjoner
Dokumenter fra banken som er i organisasjonen bekrefter gjennomføringen av pengetransaksjoner og gjenspeiles i regnskapsregistrene. Stedet for oppbevaring er regnskapsavdelingen, hvis ansatte kan dele alle papirer etter type i separate mapper i sammenheng med kontoer og banker. Hvis et foretak har flere løpende kontoer, opprettes det en egen mappe for hver, hvis en valutakonto, blir kontoens valuta angitt på forsiden og ryggraden. Kronologisk rekkefølge brukes til å registrere uttalelser for hver konto. Hver uttalelse har et bindemiddel som består av betalingsdokumenter og begrunnelser for betaling for hver transaksjonsdag.
Det opprettes en egen mappe for betalte fakturaer. Valutakontrolldokumenter lagres i separate mapper, hvor du kan finne all informasjon om hvordan du arbeider med valutakontoer. Vi snakker om pass for transaksjoner, sertifikater for bekreftelse av utført arbeid eller tjenester, sertifikater for valutatransaksjoner og andre. Hvis dokumentasjonsvolumet er lite, vil det være nok registre som viser dokumentnummer, beløp og dato.
Hvordan dokumenter lagres i forretningsbanker
Disse institusjonene lagrer dokumenter som bekrefter bankens finansielle og økonomiske aktiviteter og oppgjørs- og betalingsdokumenter fra kunder. Ansvaret for dem ligger hos lederen og regnskapsføreren. Både papir og elektroniske dokumenter kan lagres. Papir de oppbevares i et spesielt lagringsanlegg, for tilgang som du trenger for å få en spesiell tillatelse. Tillatelsen må signeres av regnskapsfører eller hans stedfortreder.
Arkivering av minnedokumentasjon utføres daglig, for dette settes det opp en egen mappe der dokumentene også lagres i kronologisk rekkefølge. Valget utføres av en ansatt som er ansvarlig for riktig dannelse av økonomisk dokumentasjon. Andre mapper består av kontant økonomiske papirer og papirer som reflekterer informasjon om kundeinnskudd. Dokumenter som inneholder informasjon om operasjoner med edle metaller arkiveres i separate mapper.
Behovet for å plassere visse typer dokumenter i forskjellige mapper skyldes at hvert papir har sin egen holdbarhet. Dette gjelder også lagring av dokumenter i elektronisk form. For å ødelegge dokumenter med en utløpt lagringsperiode, blir det satt sammen en spesiell kommisjon, hvis medlemmer ser gjennom hvert papir, og deretter fyller ut en spesiell handling, som bekrefter at dokumenter med en utløpt lagringsperiode ble ødelagt.
