Lagringsbetingelsene for kontrakter inngått av foretaket er ikke regulert av bransjestandarder og normer, så spørsmålet oppstår ofte hvordan du kan unngå tap og organisere riktig lagring og regnskap. Den mest fornuftige løsningen på dette problemet vil være utstedelse av en foretakshandling fra et bestemt foretak, som vil fastsette fremgangsmåten for utarbeidelse, avslutning og lagring av disse dokumentene.
Bruksanvisning
Trinn 1
Hvis selskapet ditt jobber mye med tredjepartsorganisasjoner og antall kontrakter som er inngått er betydelig, er det fornuftig å overlate lagringen til kontoret eller kontoravdelingen. Dette er ganske praktisk, siden det er på kontoret at alle dokumenter signert av hodet og sendt av entreprenører er registrert. Etter registreringen av den utførte kontrakten, må de ansatte på kontoret lage det nødvendige antall eksemplarer og distribuere dem til de ansvarlige utførerne, og oppbevare originalene til dokumentene på et spesielt utpekt sted.
Steg 2
Hvis selskapet ditt er lite og du ikke har en kontorist, samt en ansvarlig kontorist, er det viktig å holde seg i juridisk avdeling sammen med viktige, men sjelden brukte kontrakter, for eksempel for leie eller kjøp av eiendom. selskapets bestanddeler og juridiske dokumenter. Regnskapsavdelingen, som gjør beregninger på dem, skal levere kopier av disse kontraktene. På samme sted, i regnskapsavdelingen, lager og kontrakter for levering, tjenester og utførelse av arbeid som en av typene primær regnskapsdokumentasjon, som krever kontroll av oppgjør, betalingsbetingelser eller konstante periodiske innbetalinger (regninger, kommunikasjon).
Trinn 3
Uansett må alle kontrakter ha sin egen, interne registrering, og hver av dem må tildeles et nummer som det vil bli ført inn i det elektroniske kontraktsregisteret. Denne loggen kan gjøres i Excel-regneark. I tillegg til den elektroniske journal er det nødvendig å føre et papirbasert register over utstedelsen av disse avtalene, som vil gjenspeile når og til hvem av de ansvarlige utførerne originalen til avtalen ble overlevert. Denne journalen må inneholde felt for signaturen til den ansvarlige utføreren, som bekrefter faktumet om mottakelse og levering av kontrakten for oppbevaring.
Trinn 4
Beskriv fremgangsmåten for arbeid med kontrakter i forskriften om prosedyren for utarbeidelse, inngåelse og lagring av kontrakter og godkjenne den av foretakssjefen.
