Foretaksdokumentasjon må holdes i orden. For å gjøre det enkelt å finne den nødvendige kontrakten for levering av varer blant andre forretningspapirer, er det verdt å lage en egen hylle eller mappe for dem. Men ikke bare. Kontraktene i seg selv må også strømlinjeformes.
Bruksanvisning
Trinn 1
Samle alle kontraktene du vil rydde opp i og evaluere dem. Vær oppmerksom på hvor ofte de blir inngått og med hvilke partnere. Dette vil hjelpe deg med å velge hvordan du skal klassifisere dokumenter.
Steg 2
Hvis det er mange partnere, er metoden for å bestille kontrakter innen datoen for deres inngåelse mer passende. I tilfelle kontrakter inngås med de samme firmaene over en lang periode, kan de grupperes i en egen kategori (mappe) av motparter. Og i noen tilfeller er det bare å ordne kontraktene i alfabetisk rekkefølge etter navnene til partnerfirmaene.
Trinn 3
Uansett hvilken metode du velger, må du huske at store mapper er veldig upraktiske å bruke. Gjennomgå kontraktene og fjern de som er utløpt fra den generelle stakken. Lag en egen mappe for dem. Slike kontrakter blir ofte bare kontaktet av og til; de er ikke påkrevd i arbeidshverdagen.
Trinn 4
Når du arrangerer kontrakter i kronologisk rekkefølge, må du følge de generelle prinsippene for å oppbevare og lagre poster. I de mappene som ofte brukes, ligger nylig inngåtte kontrakter øverst. Nedenfor er dokumenter med en tidligere dato for opprettelse. Tvert imot, når den arkiveres i arkivet, skal den første være på toppen, og den siste inngåtte kontrakten skal være under.
Trinn 5
Bruk markører, koder, bokmerker og annet skrivesaker for å skille en kategori visuelt fra en annen. Forsikre deg om at slike avgrensere er tydelig synlige i mappen. Dette vil i stor grad lette søk etter de nødvendige dokumentene.
Trinn 6
Etter at alle kontrakter for levering av varer er lagt ut i en mappe på en passende måte, må du lage et dokumentregister. Legg det på omslaget eller legg det i en mappe på toppen av alle kontrakter. Legg igjen tomme linjer i registeret. Når du investerer en ny kontrakt, legg inn informasjon om den i registeret.
