Ethvert dokument basert på mottak av penger krever at riktig skjema fylles ut. Hvis organisasjonen forsynte arbeidstakeren midler til eventuelle behov, er det nødvendig å rapportere for dem ved å fylle ut en forhåndsrapport.
Hvem skal fullføre forhåndsuttalelsen
Direktøren kan ikke gi penger til organisasjonen til noen ansatte akkurat som det. Opprinnelig bør en liste over ansatte som er kvalifisert til å motta forskuddsmidler med en påfølgende rapport fastsettes. For dette er det nødvendig å utarbeide og utstede en spesialbestilling.
Hvis en underordnet trenger midler til å utføre en hvilken som helst virksomhet, må han gi direktøren en uttalelse om fritt skjema. Det er viktig å oppgi det nødvendige beløpet og formålet med at pengene blir bedt om. Hvis direktøren er enig i uttalelsen, signerer han personlig uttalelsen og indikerer hvor mye han tillater å ta midler og hvor lenge.
Det er viktig å påpeke at kontanter bare kan utstedes til en ansatt som allerede har fullstendig rapportert for alle tidligere mottatte beløp.
Noen ganger kan en ansatt trenge en fullmakt, som må utstedes på vegne av organisasjonen i henhold til den etablerte modellen nr. M-2 eller nr. M-2a. Disse skjemaene ble godkjent tilbake i 1997 ved et dekret fra Federal State Statistics Service of the Russian Federation.
For pengene brukt, som ble utstedt i regnskapsavdelingen i organisasjonen, må den ansatte rapportere. Det er en viss frist der du må fylle ut og sende inn en utgiftsrapport. Det er tre dager fra slutten av perioden som er angitt av organisasjonssjefen på søknadsskjemaet.
Hvis det ble gitt penger til den ansatte for reisebehov, må han gjøre rede for dem i løpet av de neste 3 virkedagene etter retur fra en forretningsreise.
Hvordan bekreftes utgift for en utgiftsrapport
Hvis den ansatte har penger igjen, vil han ikke kunne returnere dem til kassereren akkurat slik. Først må du samle alle dokumentene som bekrefter at pengene ble brukt nøyaktig til behovene de ble levert til. Dette kan være kontant- og salgskvitteringer, billetter til reiser, kvitteringer, handlinger og andre former for streng rapportering.
Etter å ha mottatt hvert slikt dokument, er det viktig å kontrollere om dato, beløp og detaljer er lesbare.
Den ansatte må sende inn alle dokumenter til regnskapsavdelingen.
Hva skjer hvis utgiftsrapporten er fylt ut feil
Hvis arbeidstakeren feilaktig fullførte eller ikke avga en forhåndsrapport innen 3 dager, vil tilsynsmyndigheten vurdere de mottatte midlene som inntekt, og det vil være nødvendig å beregne forsikringspremien og personlig inntektsskatt. Hvis den ansatte senere fremdeles leverer alle nødvendige dokumenter og en rapport, må regnskapsføreren foreta en ny beregning.
En autorisert ansatt i organisasjonen kan holde beløpet, som rapporten ikke ble levert for, tilbake fra arbeidstakerens lønn.
Grunnleggende regler for utarbeidelse av en forhåndsrapport
Følgende regler er kjernen i leveringen av en utgiftsrapport:
- Forskuddsrapporten må støttes av dokumenter som bekrefter beløpene som er brukt.
- Dokumenter må sendes inn senest 3 virkedager etter endt forretningsreise, den perioden som er angitt av lederen, eller fra øyeblikket du går på jobb etter sykdom eller ferie.
- En rapport utarbeides i en spesiell form nr. AO-1. Det er også tillatt å bruke formen av en forhåndsrapport, som er godkjent av organisasjonssjefen.
- Bare lederen skal være ansvarlig for å godkjenne utgiftsrapporten.
- Forskuddsrapporten fylles ut av den ansatte som brukte pengene. Også noe informasjon må legges inn av en regnskapsfører.
Følgende data bør angis i forhåndsrapporten:
- Informasjon om selskapet som utstedte pengene til den ansatte.
- Data om den ansatte som mottok midler fra organisasjonen.
- Formålet du trenger å skaffe penger til en ansatt i selskapet.
- Beløp.
- Data om alle utgifter med bekreftelse.
- Balanse av midler, hvis noen.
På slutten blir signaturer satt av den ansatte og de ansatte i regnskapsavdelingen, som utstedte pengene og mottok resten.
Det er ikke nødvendig å sette noen frimerker på forhåndsuttalelsen. Dette er fordi dokumentet er internt. Og går ikke utover organisasjonen. I tillegg har alle juridiske enheter, og ikke bare individuelle gründere, siden 2016 full rett til ikke å godkjenne dokumentene sine med sine frimerker og segl.
Rapporten er fylt ut i ett eksemplar. Det er en del av den primære dokumentasjonen, og du bør ikke gjøre feil i utformingen. Hvis det av en eller annen grunn ikke var mulig å unngå blotting eller feil fylling, er det bedre å ta et nytt skjema og fylle det ut på en ny måte.
Hvordan fylle ut en utgiftsrapport
Det ser ut til at et så viktig dokument for intern sirkulasjon burde være svært vanskelig å fylle ut. Men dette er grunnleggende feil. Etter å ha fylt den ut for første gang, bør det ikke være noen problemer senere hvis du trenger å fylle den på nytt.
Dataene må legges inn av den ansatte i følgende rekkefølge:
- Ved hjelp av organisasjonsregistreringsdataene blir OKPO-koden og det fulle navnet på bedriften lagt inn.
- I kolonnene ved siden av påskriften "Advance report" er det nødvendig å legge ned dokumentnummeret og datoen for utarbeidelsen.
- Til høyre er det viktig å legge igjen litt ledig, tom plass. Det vil være behov for registrering av leder av organisasjonen: beløpet i ord, datoen for godkjenning av rapporten og signaturen.
- Under inneholder hele linjen informasjon om den ansatte som mottok forskuddspengene. Det er nødvendig å indikere i hvilken strukturell enhet han jobber, hans etternavn, fornavn, patronym og posisjon. Personalets nummer til den ansatte er også angitt og hvorfor forskuddet var nødvendig.
Dette avslutter første del av utgiftsrapporten. Videre inneholder skjemaet to tabeller. En av dem fylles også ut av den ansatte som mottok midlene. Du må oppgi totalbeløpet på forskuddsbetalingen og valutaen den ble utstedt i. Mengden av saldoen eller overforbruket skal angis nedenfor.
Den andre tabellen fullføres i regnskapsavdelingen av en autorisert spesialist. Den må inneholde data om regnskapskontoer, underkontoer og midler som går gjennom dem. Transaksjonskoden og eksakte beløp må angis.
Under tabellene er det nødvendig å indikere hvor mange dokumenter som er vedlagt rapporten og hvor mange sider disse dokumentene inneholder.
Etter at alle kolonnene er fylt ut, må dokumentene sjekkes av regnskapsføreren. I følge resultatet må han angi rapporteringsbeløpet i en spesiell linje for dette.
Nedenfor må regnskapsfører og hovedregnskapsfører være signert med transkripsjonen. Videre bør en ansatt i regnskapsavdelingen angis beløpet på balansen eller omberegningen og antallet kontantordre som dette beløpet passerte gjennom. Kassereren som mottok saldoen eller utstedte et beløp som var identisk med overforbruket, må også signere forhåndsuttalelsen.
Den neste delen av økonomirapporten er omsettelig. Den må inneholde all nødvendig informasjon om dokumentene, som bekrefter det faktum at midlene ble brukt på de etterspurte behovene. I denne delen må du oppgi følgende data:
- Detaljer om hver organisasjon som utstedte dokumentet.
- Utstedelsesdato.
- Navn.
- Nøyaktig hvor mye penger du har brukt.
- Nummeret på tellingen hvor beløpet som er angitt i dokumentet ble bokført.
Den ansatte må signere signaturen under bordet i en spesiell linje. Dermed vil han bekrefte riktigheten av den spesifiserte informasjonen.
Den siste delen av utgiftsrapporten er avskjæringsdelen. Den har en kvittering fra regnskapsføreren, som han fyller ut etter at han mottok dokumenter fra den ansatte som bekrefter pengene som er brukt. På avrivningsdelen er det nødvendig å indikere:
- Informasjon om den ansatte (fullt navn).
- Rapportnummer og utstedelsesdato.
- Beløpet i ord som ble utstedt til den ansatte.
- Antall rapporteringsdokumenter som viser kostnader.
Etter det legger regnskapsføreren dato og signatur. Den avtakbare delen må overleveres til den ansatte som bevis på mottatte data.
