Forretningskorrespondanse krever delikatesse, spesielt når det gjelder brev til leverandøren, fordi årsaken til anken kan være manglende oppfyllelse av forpliktelser, ikke bare fra hans side, men også fra organisasjonens side.
Bruksanvisning
Trinn 1
Hvis dette er første gang du kontakter en leverandør med den hensikt å bestille varer fra ham, bruk organisasjonens standard fraktkravskjema. Hvis denne uttalelsen ikke blir lagt ut elektronisk på organisasjonens nettsider, skriv et brev i fri stil.
Steg 2
Ved bestilling av flere typer produkter i forskjellige mengder, plasser bestillingen i form av en tabell som angir navn, artikkel, farge på produktet, om nødvendig. Skriv ned forpliktelsene til å betale for de bestilte varene, gi leverandøren detaljene i organisasjonen din, basert på disse dataene, vil leverandøren utarbeide en kontrakt. På slutten av brevet, uttrykk ditt håp om ytterligere gjensidig fordelaktig samarbeid.
Trinn 3
Hvis brevet ditt til leverandøren gjelder feilaktig oppfyllelse av hans kontraktsforpliktelser, sen levering av varer eller varer av feil kvalitet, karakter eller type, bruk uttrykkene "Vi informerer deg med dette brevet …", "Vi informerer deg… ". Oppgi tydelig grunnen til at du ikke kan godta den sendte varen. Se kontrakten eller kontraktssøknaden, som indikerer hvor mange enheter og hva slags varer leverandøren skulle ha sendt deg. I dette tilfellet vil det være lettere for leverandøren å rette opp feilen.
Trinn 4
Hvis brevet ditt gjelder manglende evne til å betale for varene innen tidsrammen som er fastsatt i kontrakten, må du underrette leverandøren om dette i den mest skånsomme, men samtidig, offisielle formen. Bruk setningene "Vi beklager forsinkelsen i betalingen …", "På grunn av dagens forhold kan vi ikke betale regningene før …".
Trinn 5
Fortell motparten nøyaktig når du har tenkt å betale gjelden til ham, og at denne forpliktelsen garantert vil bli oppfylt av din organisasjon. På slutten av brevet, uttrykk håp om at denne episoden ikke vil påvirke ditt langsiktige partnerskap.
