Kontorarbeid - arbeid med dokumenter og dokumentasjonsstøtte for ledelse i denne organisasjonen, regulert av GOST R 51141-98 "Kontorarbeid og arkivvirksomhet. Begreper og definisjoner". Organisering av kontorarbeid er organisering av registrering, lagring og bruk av innkommende, utgående og interne dokumenter i dagens virksomhet.
Bruksanvisning
Trinn 1
Når du organiserer kontorarbeid, må du avgjøre om din bedrift, organisasjon, geografisk avsidesliggende divisjoner eller filialer, ta hensyn til dette og gi en mekanisme for samhandling med disse divisjonene. Systemet med kontorarbeid i dem bør være identisk med hovedkontoret for å unngå problemer under registrering og papirarbeid.
Steg 2
Tenk på hvilken av de eksisterende formene for kontorarbeid du vil bruke: sentralisert, blandet eller desentralisert. Valget deres bestemmes av virksomhetens struktur (om den har geografisk fjerne underavdelinger) og det tekniske utstyret til kontoradministrasjonstjenesten. Hvis denne tjenesten er liten og ikke er teknisk levert, overføres en del av funksjonene til underavdelinger. I dette tilfellet foregår blandet kontorarbeid. I tilfelle denne tjenesten er utstyrt med alt nødvendig personell, maskinvare og programvare, vil denne formen for journalføring bli sentralisert.
Trinn 3
Velg en spesiell bemanningsenhet i hver strukturelle enhet som skal utføre kontorarbeid. Hvis dette ikke er mulig, utnevn en annen ansatt som vil kombinere utførelsen av sine hovedoppgaver med funksjonen som kontorist.
Trinn 4
Bestem antall og nomenklatur for saker, som inkluderer alle innkommende, utgående og interne dokumenter. Hvis dette er dokumenter fra en høyere (overordnet) organisasjon, blir de sendt til hodet for behandling; dokumenter fra underordnede organisasjoner bør sendes til behandling for nestlederen som har ansvaret for arbeidet med dem. Følgelig rettes innbyggernes appeller til stedfortreder som har ansvaret for å jobbe med befolkningen.
Trinn 5
Etter å ha identifisert korrespondentkretsen, opprett en klassifikator der du umiddelbart kan bestemme hvilken korrespondentgruppe dette dokumentet tilhører. For eksempel, for offentlige etater, tilordne kode 01, for brev fra en overordnet organisasjon - kode 02, for leverandører - kode 03, for kunder - kode 04, etc. Dette vil bidra til å strømline strømmen av dokumenter i organisasjonen.
Trinn 6
Bestem i hvilken form dokumentopplaget skal utføres - i et magasin eller kort. Begge skjemaene er implementert i spesielle programmer for elektronisk dokumenthåndtering. Hvis du ennå ikke kan kjøpe et slikt program, bruk elektroniske dokumentregistreringsjournaler, de kan tegnes opp i Excel.
