De første forretningsinkubatorene dukket opp på 1960-tallet i USA, da designere og arkitekter samlet seg i kreative kommuner for å skape det optimale miljøet for virksomhet og interaksjon. I dag er hovedoppgaven til en virksomhetsinkubator å hjelpe mennesker som ikke har startkapital i å starte sin egen virksomhet.
En virksomhetsinkubator er en struktur som spesialiserer seg på å skape gunstige forhold for opprettelse og utvikling av små venture (investerings-) selskaper som er involvert i implementering av originale vitenskapelige og tekniske prosjekter. Slike firmaer har et bredt spekter av rådgivning, informasjon, materiell og andre tjenester, som hjelper oppstartsentreprenører til å konsentrere seg fullstendig om sine oppgaver og redusere kostnadene ved å opprettholde ledelsen.
Forretningsinkubatorer kan fungere som uavhengige strukturer, eller opprettes på grunnlag av universiteter og store forskningssentre. Som et hjelpemiddel til gründere i å overvinne vanskeligheter i den innledende fasen, leier forretningsinkubatorer dem kontor- eller produksjonsareal på fleksible vilkår. Leieavtaler inngås som regel i en periode på ikke mer enn 2-3 år, siden det antas at en entreprenør i løpet av denne tiden allerede må lære å utvikle sin egen virksomhet og vike for en nykommer i en inkubator.
Leien for det første året er vanligvis 50-70% av markedsprisen og inkluderer levering av kommunikasjon og sekretærtjenester, bruk av kopimaskiner og daglig porto. Siden flere oppstartsentreprenører er innkvartert i ett rom samtidig, gir leiekontrakten felles bruk av kjøkken, møte- og avslapningsrom. Leien av teknologisk utstyr og maskiner betales i tillegg, og kostnadene for verktøy beregnes basert på individuelt forbruk i forhold til okkupert område.
I tillegg til fortrinnsrike leievilkår, bistår virksomhetsinkubatoren i utarbeidelsen av konstituerende dokumenter og gjennomføring av registreringsprosedyren for juridiske enheter, regnskap, markedsundersøkelser og forretningsplanlegging. De hjelper nystartede gründere med å lete etter investorer, formidling i kontakter med potensielle forretningspartnere og hjelp til å løse juridiske og administrative problemer, gir en mulighet til å forbedre utdanningsnivået sitt i rammen av deres gründeraktiviteter.
Valget av fremtidige medlemmer av virksomhetsinkubatoren utføres på grunnlag av visse kriterier. Spesielt må søkeren bevise at bedriften har en reell sjanse for å lykkes, og at varene, verkene eller tjenestene som tilbys av ham er konkurransedyktige. Søkere er også pålagt å gi slike dokumenter som et spørreskjema og en beskrivelse av den tidligere utførte gründeraktiviteten, et finansieringskonsept, en investerings- og forretningsplan.
